Stempel

Wenn Sie nicht jedes Mal das Logo Ihrer Firma per Hand malen wollen, werden Sie wohl oder übel einen Stempel brauchen.

Die Anwendung eines Stempels könnte dabei nicht einfacher sein: Stempel ins Stempelkissen drücken, stempeln, fertig. Doch auch wenn die Anwendung denkbar einfach ist, gibt es unzählige Arten und Anwendungsbereiche für Stempel. Dieser Ratgeber soll Ihnen helfen, einen Überblick zu bekommen, welcher Stempel für ihren persönlichen Anwendungsbereich geeignet ist.

Funktion

Stempel sollen im Grunde nur zwei wesentliche Funktionen erfüllen: Vereinfachung und Beurkundung. Für den hektischen Büroalltag sind kleine Vereinfachungen von Prozessen und Verbesserungen des Arbeitsstandards essentiell. Da kommt der Stempel ins Spiel.

Inwiefern vereinfacht ein Stempel den Arbeitsalltag?

Im Büroalltag, gibt es bestimmte Floskeln, Phrasen und Formalia, die auf jedes Dokument gehören. Damit Sie diese Formalia nicht immer wieder per Hand schreiben oder tippen müssen, gibt es Stempel, die ihnen diese Arbeit abnehmen. Ein Stempeldruck und Sie sparen es sich Unterschrift, Datum oder bestimmte Textstücke mühsam von Hand zu schreiben. Zusätzlich ist das Branding ein wichtiger Aspekt von Firmen. Mit einem Stempel lassen sich Grafiken, Logos und Firmeninformationen problemlos auf alle wichtigen Papiere drucken. So können wichtige Dokumente personalisiert und ihre Marke nach außen getragen werden.

Inwiefern helfen Stempel bei der Beurkundung?

Je nachdem wo, und mit welchen Dokumenten Sie arbeiten, ist eine Beglaubigung notwendig. Damit wichtige Dokumente wie Zeugnisse, Urkunden und Zertifikate nicht gefälscht werden können, werden sie mit speziellen Stempelungen versehen. Erst diese, meist runden, Stempelungen geben dem Dokument die Wichtigkeit und die Validität, die es braucht. Die Beurkundung findet allerdings auch in vielen anderen Bereichen ihre Anwendung. Auf diese Weise ist zum Beispiel die Stempelung, die man bei dem Eintritt in eine Disko bekommt, auch eine Form der Beurkundung, beziehungsweise Kennzeichnung.

Herstellung

Die Herstellung eines Stempels besteht aus zwei Prozessen: Der Herstellung des Stempelgriffes und -fußes, so wie der Herstellung der Gravur. Während der Stempel meist aus Holz, Plastik oder Metall gefertigt wird, kann die Gravur entweder via Laser, Photopolymer oder Vulkanisation erfolgen.

Wie werden Holzstempel hergestellt?

Holzstempel erfreuen sich nach wie vor großer Beliebtheit. Bei der Herstellung werden sowohl Stempelgriff, als auch Stempelfuß gedrechselt und miteinander verklebt. Danach wird auf der Unterseite des Stempelfußes eine Kautschuk- oder Gummiplatte befestigt, die mit der gewünschten Gravur versehen ist.

Während das damals noch mühevoll per Hand gemacht werden musste, haben Maschinen inzwischen diese Arbeit übernommen. Moderne Holzstempel sind zusätzlich noch mit einer Klarlackschicht überzogen, um die Stempel vor äußeren Einflüssen (Schmutz, Feuchtigkeit, UV-Strahlung) zu schützen.

Wie werden Plastik- und Metallstempel hergestellt?

Im täglichen Büroalltag haben Plastik- und Metallstempel ihren Artgenossen aus Holz längst abgelöst. Das liegt vor allem daran, dass sie deutlich robuster sind und in den meisten Fällen schon über ein integriertes Stempelkissen verfügen. Ein weiterer Vorteil dieser Stempel ist, dass sie mit verschiedenen Mechaniken ausgestattet sind. (z.B. Ziffernbänder oder automatische Weiterschaltung). Während die Holzstempel noch aufwendig vor Ort bei einem Stempelmacher gefertigt werden, sind die Hersteller der Kunststoff- und Metallstempel längst zur maschinellen Fertigung übergegangen.

Gravur

Die Herstellung der Gravur kann auf verschiedene Arten und Weisen erfolgen. Aus technischen Gründen hat man sich jedoch mittlerweile auf die drei geläufigsten Methoden beschränkt: Die Lasergravur, die Photopolymer Gravur und die Vulkanisation.

Wie funktioniert eine Lasergravur?

Die Lasergravur ist seit knapp 15 Jahren der gängige Standard in der Gravurmanufaktur. Sie erfolgt in vier einfachen Schritten:

• Die gewünschte Stempelvorlage (Schriftzeichen, Logo, etc.) wird am PC erstellt und hochgeladen.
• Der Schriftzug oder das Logo werden mit einem Laser in eine Gummiplatte graviert, wobei die nicht gebrauchten Bereiche von dem Laser weggebrannt werden und so. eine Art Relief entstehen lässt.
• Dann wird die Rückseite der gravierten Gummiplatte mit Klebstoff überzogen und zugeschnitten.
• Zuletzt wird noch die Stempelplatte auf den Stempelkörper geklebt.

Praktisch an dieser Methode ist, dass die Herstellung nur wenige Minuten in Anspruch nimmt, aber ein äußerst präzises Ergebnis liefert. Durch die Entwicklung des Lasers in den letzten Jahren lassen sich heutzutage auch unflexible Materialien (z.B. Glas oder Metall) exakt gravieren, ohne dass die Stempelqualität darunter leidet.

Wie funktioniert eine Photopolymer-Gravur?

Ihren Ursprung hat diese Methode im 20. Jahrhundert, als polymere Kunstharze den vorherrschenden Naturharz, aufgrund ihrer deutlich höheren Stabilität, langsam ablösten. Die Herstellung von Polymer-Stempeln erfolgt in drei einfachen Schritten:

• Zuerst wird flüssiges Polymer auf die Trägerfläche gestrichen
• Nachdem diese bedeckt ist, wird eine transparente Schutzfolie und ein Negativfilm auf die Trägerfläche gelegt.
• Dann erfolgt eine Bestrahlung mit UV-Licht, wodurch die belichtete Fläche unter dem Negativfilm aushärtet. Diese werden schlussendlich für den Abdruck benötigt. Die unbelichteten Polymer-Flächen bleiben dabei flüssig und werden anschließend mit Seife ausgewaschen.

Die Photopolymer-Gravur wird heutzutage nicht mehr als primäres Gravurverfahren genutzt, ist aber dennoch interessant für Hobbybastler und Leute die eigene Stempel herstellen. Das dafür notwendige Kunstharz findet sich in jedem Bastelladen und Baumarkt.

Wie funktioniert die Vulkanisation?

Die Vulkanisation ist eine der ältesten Herstellungsmöglichkeiten für Gravuren. Aufgrund der Einfachheit des Verfahrens wird sie heute immer noch angewendet. Sie erfolgt in drei simplen Schritten:

• Die gewünschte Druckform wird in eine Vulkanisierpresse gelegt.
• Dann wird die Gummiplatte erhitzt und in Folge elastisch. Mit Hilfe der Presse wird so das Druckbild erzeugt.
• Wenn das Gummi auskühlt, wird es aus der Druckform entnommen und zugeschnitten.

Im Gegensatz zur Photopolymer- und Lasergravur, ist die Vulkanisierung weniger zeit- und kostenintensiv. Des Weiteren sind vulkanisierte Gravuren aufgrund ihrer Gummikonsistenz sehr elastisch und stabil.

Stempeltypen

Es gibt eine unfassbar große Anzahl an Anwendungsbereichen und damit einhergehend Stempeltypen. Da sich aber niemand einen Ratgeber durchliest, der über 300 Stempeltypen auflistet, hier einmal die wichtigsten beiden für das Büro oder Ihr Zuhause: Holzstempel und Permastempel.

Wie unterscheiden sich Holz- und Permastempel?

Es gibt zwei große Unterschiede zwischen den beiden Stempeltypen.

Während Holzstempel ein separates Tintenkissen benötigen, welches eigens aufbewahrt und immer wieder verschlossen werden muss, haben Permastempel ein integriertes Tintenkissen. Dadurch ist nicht nur die Gefahr durch Verschmutzung und Austrocknung deutlich gemindert, sondern der Stempel färbt sich automatisch selbst ein.

Der zweite Unterschied liegt in der Einstellbarkeit. Holzstempel verfügen über keine Mechanik, mit der sie eingestellt werden können. Permastempel hingegen, haben häufig bestimmte Einstellungsmöglichkeiten (siehe z.B. Ziffernbandstempel).

Anwendungsbereiche

Da der Ein-in-alles Stempel leider noch nicht erfunden wurde, werden Sie vermutlich mehrere Stempel für Ihren Heim- und Büroalltag brauchen. Wenn Sie unsicher sind, welche Stempel den meisten Nutzen für Sie bieten, haben wir hier eine Übersicht über die meist verwendeten Stempel-Anwendungsbereiche.

Tipp: Wenn Sie Stempel online bestellen oder anfertigen lassen, können Sie die Gravur meist nach eigenen Vorstellungen personalisieren.

Was sind die wichtigsten Anwendungsbereiche für Stempel?

• Adressstempel:
  Der Klassiker des Postverkehrs. Der Adressstempel nimmt Ihnen lästige Schreibarbeit ab, wenn Sie viele Briefe adressieren. Meist enthält der Adressstempel die Adresse des Absenders, sprich: Name/Firma, Straßenname, PLZ und Ort.
• Datumstempel:
  Dieser Stempel ist für jedermann nützlich. Das Datum ist dank einer Mechanik am Stempel jederzeit einstellbar. Zusätzlich können diese Stempel mit Floskeln wie: “Gebucht”, “Kontrolliert”, etc. ergänzt werden.
• Firmenstempel:
  Nie war Corporate Design leichter. Überlegen Sie welche Firmeninformationen Sie auf Ihrem Stempel haben wollen. Meist bieten sich Firmenname, Anschrift und Kontaktdaten an. Sollten Sie international agieren und Ihre Telefonnummer auf dem Stempel haben wollen, achten sie auf eine vollständige Vorwahl.
• Grafikstempel:
  Damit Ihre Marke oder Ihre Firma immer sofort erkannt wird. So können Sie kinderleicht alles mit Ihrem Logo versehen. Wichtig bei einem Grafikstempel ist, dass Sie ihre Grafik in einem geeigneten Programm erstellen und sie als .bmp, .png, .jpg, .tif oder .gif mit einer Auflösung von mindestens 600 DPI (Dots per Inch) abspeichern. Die Grafik kann dann von einem Stempel Hersteller auf die Gravur aufgetragen werden.
• Paginierstempel:
  Perfekt für fortlaufende Nummerierung. Paginierstempel sind mehrstellige Stempel, die automatisch weiterschalten, nachdem sie gedrückt wurden. Deshalb eignen sie sich ideal für die fortlaufende Nummerierung von Akten, Belegen, etc. Dabei gibt es oftmals verschiedene Nummerierungmöglichkeiten (z.B. “1-12” o.ä.)
• Faksimile-Stempel:
  Kein lästiges Unterschreiben mehr! Ein Faksimile-Stempel ersetzt ihre händische Unterschrift. Scannen Sie dafür Ihre Unterschrift ein und schicken sie an den Stempel Hersteller. Wichtig dabei ist abermals, dass der Scan eine Auflösung von mindestens 600 DPI aufweist und die Unterschrift mit ausreichender Schriftdicke geschrieben wird.
  Wichtig: Bei dem Faksimile-Stempel gilt es ein paar Dinge zu beachten. Sicherlich geht ein gewisses Risiko mit so einem Stempel einher, da jeder der den Stempel benutzt Ihre Unterschrift missbrauchen könnte. Außerdem erfordern einige Dokumente (z.B. Mietverträge, Kündigungen und Vollmachten) nach § 126 I BGB eine eigenhändige Unterschrift.
• Zifferbandstempel:
  Spielend leichtes Durchnummerieren. Der Zifferbandstempel besteht in der Regel aus 6 - 10 Bändern die jeweils mit den Zahlen 0 - 9 bedruckt sind. Damit können Belege durchnummeriert, oder auch Preise gekennzeichnet werden.

Tinte

Die Tinte ist für alle Stempel, egal welcher Machart, essentiell. Ohne Tinte, kann ein Stempel nicht drucken. Die gängigen Tintenfarben sind schwarz und blau. Beide sind auf Papier gut lesbar und wirken seriös. Für spezifische Anwendungsbereiche gibt es allerdings auch grüne oder rote Tinte. Neben der Farbe ist auch die Tintenbasis von Bedeutung. Davon gibt es im wesentlichen zwei Varianten: Tinte auf Wasser- oder Lösungsmittelbasis.

Nachfüllbarkeit

Wer in seinem Stempel eine langfristige Investition sieht oder schon einen besitzt, wird sich die Fragen stellen, ob und wie man die Tinte nachfüllen kann. Ob Sie nun einen altmodischen Holzstempel oder einen Metallstempel mit Schaltmechanik haben - die Tinte lässt sich immer nachfüllen. Welche Tinte sie dabei benutzen bleibt Ihnen überlassen.

Wie füllt man ein Stempelkissen auf?

Bei modernen Stempeln ist das Stempelkissen im Stempel verbaut und exakt auf die Stempelfläche zugeschnitten. Das bietet den Vorteil, dass das Stempelkissen kleiner ist, als das von Holzstempeln. Bei diesen integrierten Stempelkissen wird die Tinte beim nachfüllen einfach auf den Schaumstoff geträufelt. Achten Sie darauf, gleichmäßig die gesamte Fläche abzudecken.

Holzstempel besitzen größere Stempelkissen, da sie nicht extra zugeschnitten sind. Um Tinte zu sparen und zu vermeiden, dass der Stempel schmiert, reicht es hier die Tinte einmal grob über das Kissen zu träufeln und anschließend mit einem Stück Pappe o.Ä. zu verteilen.