Kuvertiermaschinen

Kuvertiermaschine oder auch Kuvertiersysteme unterstützen die Arbeit in der Postverarbeitung, um das Postaufkommen schneller und effizienter zu bearbeiten. Die Kuvertiermaschine übernimmt die Aufgabe die Briefe zu falzen, kuvertieren und den Umschlag abschließend zu verschließen. Nachdem die Dokumente eingelegt sind und die notwendigen Einstellungen vorgenommen wurden, läuft der Kuvertierprozess automatisch ab. Pro Stunde können selbst mit den kleinsten Modellen bereits bis zu 1300 Briefe kuvertiert werden.

Zum Vergleich: Beim händischen Kuvertieren werden in der Regel nur ca. 100 Briefe/Stunde erreicht.

Bedienung

Im Grunde ist die Bedienung sehr einfach, da auf dem Display der jeweilige Arbeitsschritt angezeigt wird. Über den Touchscreen werden die verschiedenen Prozesse (Jobs) ausgewählt.

Außerdem kann die Maschine durch einen simplen Zugriff geöffnet werden, um Falz- und Transportsysteme im Bedarfsfall zu reinigen.

Wie funktioniert eine Kuvertiermaschine?

1. Der Zuführungsbereich, in welchen die zu kuvertierenden Dokumente eingelegt und automatisch gefalzt werden
2. Das Kuvertmagazin, das die Kuverts in die Maschine transportiert
3. Das Bedienfeld, über welches der Prozess gestartet, gestoppt und bearbeitet werden kann. Hier kann der Falztyp eingestellt werden und in welchem Format die Dokumente kuvertiert werden sollen.
4. Der Falzbereich, in dem die Dokumente gefalzt werden.
5. Der Kuvertierer, der die gefalzten Dokumente in den bereitliegenden Umschlag einführt und auch verschließt.
6. Der Ausgang, über den die Briefe die Maschine wieder verlassen.
7. Zusätzlicher Zuführungsbereich, in dem eventuelle Beilagen für die Post hinterlegt werden können (z.B. Werbeprospekte).

Postaufkommen

Eine grundlegende Frage, mit der Sie sich im Vorfeld auseinandersetzen müssen, ist die des Postvolumen, das im Durchschnitt anfällt. Berücksichtigen Sie dabei auch Tage oder Wochen, in denen das Postvolumen durch gesonderte Angebote oder dergleichen noch erhöht sein kann, beispielsweise in der Weihnachtszeit. Wenn Sie Ihren Bedarf korrekt ermitteln, rentiert sich die Investition schon nach kurzer Zeit. Überlegen Sie außerdem, welche Zusatzfunktionen Sie benötigen bzw. in welchen Formaten Sie kuvertieren möchten. Wenn Sie nur Standardbriefe kuvertieren, benötigen Sie beispielsweise keine zusätzlichen Formatzuführungen.

Wie viel Postaufkommen haben Sie am Tag?

Die kleinsten Modelle erreichen ihre Höchstleistung mit ca. 1300 Briefen pro Stunde. Im Gegensatz zu leistungsfähigeren Modellen, die vollautomatisch sind, müssen hier die Dokumente manuell zugeführt werden bevor die Maschine den Rest automatisch erledigt. Diese Kuvertiermaschinen sind vor allem für kleinere Betriebe oder bei einem geringen Postaufkommen geeignet. Platzsparend kann das Gerät auf den Schreibtisch gestellt werden und von dort ganz einfach bedient werden. Trotzdem werden Präzision und eine schnelle Verarbeitung gewährleistet.

Bei leistungsfähigeren Modellen können bis zu 4300 Briefe in der Stunde kuvertiert werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit durch mehrere Zuführungen unterschiedliche Formate zu kuvertieren. Oder die Einstellungen werden so ausgerichtet, dass Flyer oder auch Formulare zugeführt werden können.

Was bedeutet OME?

OME (optische Merkmalerkennung) ist eine Funktion der Kuvertiermaschine mit der über einen Strichcode die Steuerbefehle an die Maschine übermittelt werden. Auf der ersten Seite des Briefinhaltes ist der Strichcode hinterlegt, der die Informationen bezüglich Format, Zusatzinhalte und Arbeitsstationen enthält. Dargestellt wird er in der Form eines Barcodes, eines Data Matrixcodes oder eines OMR Codes.

Die verschiedenen Arbeitsfunktionen müssen in der Lage sein, den verwendeten Code zu lesen und umzusetzen. Gerade bei mehrseitigen Dokumenten ist die Lesbarkeit der Codes essentiell, um fehlerfrei kuvertieren zu können. Eine Empfehlung ist der Data Matrix Code, da dieser ein Vielfaches an Informationen weitergeben kann und deshalb für komplexere Arbeitsaufträge geeignet ist.

Falztechniken

Der Falzbereich im Inneren der Maschine kann Ihre Dokumente auf verschiedene Arten bearbeiten. Die folgenden Falztypen kommen dabei regelmäßig zum Einsatz: Kein Falz, Einfachfalz (V-Falz), Wickelfalz (C-Falz) oder Doppelparallelfalz (Doppelter V-Falz). Über das Bedienungsfeld wählen Sie vor Beginn des Auftrages den gewünschten Falztyp. Kuvertiermaschinen sind je nach Größe in der Lage, eine Auswahl verschiedener Umschlagsformate zu bearbeiten.

Frankiermaschine

Um einen vollautomatischen Postprozess in Ihrem Büro zu ermöglichen, können Sie Ihre Kuvertier- und Frankiermaschine optional miteinander verbinden. Dann wird Ihr fertig kuvertiertes Dokument weiter an die Frankiermaschine transportiert, die das nötige Porto aufdruckt. Weitere Informationen zur Frankiermaschine finden Sie in unserem Frankiermaschinen-Ratgeber