Aktenvernichter

Beim Kauf eines Aktenvernichters spielen viele Aspekte eine wichtige Rolle. Das beginnt schon mit dem Auffangvolumen des Behälters, der Schnittleistung und endet bei der jeweiligen Sicherheitsstufe des Modells. Die Auswahl ist groß und die Verwirrung noch größer beim Kauf des richtigen Modells für Ihr Büro. Denn nicht jedes Dokument bedarf der gleichen Vernichtung und insbesondere seit der neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) besteht ein großes Interesse für die richtige Aktenvernichtung. Damit Sie sich nicht über einen Fehlkauf ärgern, listen wir für Sie die wesentlichen Punkte auf, die Sie bei der Wahl des Aktenvernichters für Ihr Büro oder Ihren Großbetrieb beachten sollten.

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Sicherheitsstufen und Schutzklassen

Im Büro ist es unerlässlich einen Aktenvernichter zu besitzen, damit sensible Dokumente nicht einfach in den nächsten Papierkorb geworfen werden, sondern ihrer Vertraulichkeit entsprechend sicher entsorgt werden können. Dabei muss die Notiz vom Kollegen nicht mit dem gleichen Aufwand vernichtet werden wie Unterlagen der Geschäftsführung.

Wann ist ein Aktenvernichter DSGVO konform?

Nach der DIN-Norm DIN 66399, die in Deutschland die Datensicherheit standardisiert, gibt es sieben Sicherheitsstufen nach denen Aktenvernichter kategorisiert werden. Die Sicherheitsstufe sieben ist die höchste und bietet maximale Sicherheit bei der Datenvernichtung. Wichtig für die Sicherheitsstufe eines Shredders ist beispielsweise die Größe der entstehenden Partikel, ebenso wie die Art der Zerstörung des Schriftgutes: Beim Streifenschnitt entstehen gerade Papierstreifen, während der sicherere Partikelschnitt diese noch einmal quer in kleinere Partikel zerschneidet. Ab Sicherheitsstufe 3 wird der Partikelschnitt angewendet. Seit der DSGVO ist Stufe 3 auch diejenige, die für personenbezogene Daten verwendet werden muss. Beispielsweise müssen Ärzte und Anwälte aber sogar Stufe 4 nutzen, um Patienten- und Mandantenakten DSGVO-gerecht zu shreddern.

Schutzklassen

Welche Sicherheitsstufe Sie für Ihre Daten verwenden müssen, legen dabei die sogenannten Schutzklassen fest. Diese beziehen sich auf die Sensibilität der Daten, die Sie vernichten wollen und legen die passenden Sicherheitsstufen fest. Der Wert der Sicherheitsstufe wiederum zeigt nicht an, wie sensibel die Daten sind, sondern wie penibel die Vernichtung ist. Es beziehen sich also quasi die Schutzklassen auf die Daten und die Sicherheitsstufen auf die Geräte.

Welche Schutzklassen gibt es?

• Schutzklasse 1: Normale Daten, die einer großen Gruppe zugänglich sind und die nicht vertraulich sind. Seit der DSGVO also keine personenbezogenen Daten mehr. Dafür aber: Werbeprospekte, Kataloge, Notizen (Sicherheitsstufe 1-3)
• Schutzklasse 2: Vertrauliche Daten, die nur einem eingeschränkten Personenkreis zur Verfügung stehen. Das Bekanntwerden dieser Informationen könnte finanziellen Schaden anrichten, dazu gelten zum Beispiel: Knowhow-relevante Korrespondenzen, Angebote, Anfragen, Memos (Sicherheitsstufe 3-5)
• Schutzklasse 3: besonders vertrauliche und Geheime Daten von deren Veröffentlichung Privatsphäre, Freiheit und Existenz von Unternehmen und Personen betreffen würde. Also solche, die nur einem beschränkten Kreis bekannt sind. Etwa: Unterlagen der Geschäftsleitung, Finanzdaten, Verschluss-Akten (Sicherheitsstufe 4-7)

Sicherheitsstufen

Eine Schutzklasse umfasst je drei Sicherheitsstufen. Diese Sicherheitsstufen gibt es dabei wiederum für mehrere Materialien. Sicherheitsstufe P-1 bedeutet hier die geringste Sicherheitsstufe für Papier. F steht für Filme, O für CDs, DVDs und andere optische Datenträger. T für magnetische Datenträger, E für elektronische. Daran können Sie sehen, welche Materialien Ihr Aktenvernichter alles vernichten kann.

Was bedeuten die sieben Sicherheitsstufen?

• Sicherheitsstufe 1 – für allgemeines Schriftgut:
  Diese Stufe wird für allgemeines Schriftgut empfohlen, das keinerlei vertrauliche oder personenbezogene Daten (Schutzklasse 1) enthält, da Schnittgut in dieser Sicherheitsstufe bei 12mm bzw. 2000mm² Schnipselgröße leicht reproduziert werden kann.
• Sicherheitsstufe 2 – für nichtvertrauliches Schriftgut:
  Die zweite Stufe eignet sich für interne Daten, die nicht besonders vertraulich sind (Schutzklasse 1), da die Reproduktion mit besonderem Aufwand möglich ist. Die Streifenbreite beträgt max. 6mm, die Partikelfläche max. 400mm².
• Sicherheitsstufe 3 – für vertrauliches Schriftgut:
  Stufe drei wird für vertrauliches Schriftgut empfohlen, da die Daten nur mit erheblichem Aufwand reproduziert werden können (Schutzklasse 1/2). Der Streifenschnitt ist max. 2mm breit, der Partikelschnitt beträgt max. 240mm².
• Sicherheitsstufe 4 – für Schriftgut, das besser geheim bleibt:
  Aktenvernichter mit dieser Sicherheitsstufe eignen sich besonders, um sensible Daten zu vernichten (Schutzklasse 2/3). Bei einer Partikelfläche von max. 30mm² braucht es schon außergewöhnlichen Aufwand, um die Daten wieder lesbar zu machen.
• Sicherheitsstufe 5 – für Schriftgut, das niemand mehr lesen soll:
  Diese Sicherheitsstufe entspricht den maximalen Sicherheitsanforderungen für hochsensible Daten (Schutzklasse 3). Die Reproduktion dieses Puzzles ist nur mit zweifelhaften Methoden möglich, da die Partikelfläche bei Papier max. 12mm² beträgt.
• Sicherheitsstufe 6 – für Topsecret-Schriftgut:
  Mit einem Shredder dieser Sicherheitsstufe gehen Sie sicher, dass das vernichtete Material nicht wiederhergestellt werden kann. Genutzt wird eine solche Stufe gerne für Patentzeichnungen oder Baupläne (Schutzklasse 3), die hiermit zu Partikeln der Größe 1x10mm verarbeitet werden.
• Sicherheitsstufe 7 – für absolut geheimes Schriftgut:
  Die Norm bei Militär und Geheimdiensten. Immerhin erfüllt diese Sicherheitsstufe mit einer Partikelgröße von 1x5mm das Ultimum der genormten Aktenvernichter (Schutzklasse 3).

Auffangvolumen

Aktenvernichter gibt es in unterschiedlichen Modellen und Varianten. Der Markt ist inzwischen so groß, dass Sie individuell auf Ihren Bedarf abgestimmt den passenden Aktenvernichter finden können. Wichtig ist dabei das Auffangvolumen des Behälters, damit es im Büro nicht zu Engpässen kommt, wenn der Behälter mal wieder voll ist. Als Faustregel gilt hier: 10 Liter Auffangvolumen pro Benutzer des Shredders.

Welches Auffangvolumen braucht ein Aktenvernichter?

Leistungsanforderungen

Neben den oben genannten Aspekten trägt nicht zuletzt auch die Leistungsstärke zur Kaufentscheidung bei. Wenn Sie nicht den ganzen Tag mit dem Schreddern von Dokumenten verbringen wollen, sollten Sie auch darauf achten, wie viele Blätter gleichzeitig vernichtet werden sollen. Generell gilt dabei, dass die Angaben auf Papiere in DIN A4 80g/m² ausgelegt sind und bei dickerem Papier die Angaben angepasst werden müssen.

Dass mit der Leistungsfähigkeit auch die Lautstärke des Shredders steigt, scheint offensichtlich, ist aber durchaus relevant für den späteren Stellplatz. Denn einen stark frequentierten Hochleistungsshredder direkt zwischen den Schreibtischen werden die Mitarbeiter wegen der Lärmbelastung nicht lange ertragen wollen.

Zu vernichtendes Material

Immer wieder taucht allerdings auch die Situation auf, dass nicht nur Papiere sondern auch beispielsweise CDs unbrauchbar gemacht werden sollen.

Mit entsprechenden Symbolen ausgestattet zeigt Ihnen der Aktenvernichter selbst, ob er CDs oder sogar Kreditkarten entsprechend behandeln kann. Damit können Sie dann selbst äußerst sensible Daten guten Gewissens unbrauchbar machen und sich sicher sein, dass sie nicht in falsche Hände gelangen.

Pflege

Wenn Sie nun schließlich den optimalen Shredder für Ihre Verhältnisse und Bedürfnisse gefunden haben müssen Sie ihn natürlich auch pflegen. Im Wesentlichen ähnelt ein Aktenvernichter einer Topfpflanze, die regelmäßig gegossen werden muss, bloß, dass er Öl deutlich lieber mag.

Wie pflege ich meinen Aktenvernichter richtig?

• Mit passendem Shredder-Öl kann das Schneidwerk intakt gehalten werden, so dass sich die Lebenszeit erhöht. Denn kleinere Papierschnipsel und gerade Reste von Laminierfolien oder Aktenhüllen verfangen sich schnell darin und beeinflussen sowohl die Lärmbelastung als auch die Leistungsfähigkeit eines Aktenvernichters enorm. Dieses können Sie ganz einfach über den Einschub auf das Schneidwerk auftragen, am besten jedes Mal, wenn Sie den Papierbeutel leeren. Danach am besten mit zwei bis drei Blättern Normalpapier "nachshreddern".
• Alternativ können Sie auch sogenanntes Ölpapier nutzen, dass verschiedene Marken für die Pflege bereitstellen. Dieses wird einfach wie ganz normales Papier durchgezogen und zerkleinert, reinigt aber dabei. Es reichen für gewöhnlich zwei Seiten pro Durchgang, genauere Zahlen finden Sie aber je nach dem in der Packungsbeilage des Papiers oder der Anleitung Ihres Aktenvernichters entnehmen.
• In jedem Fall sollten Sie vorher mit einem kleinen Pinsel das Schneidwerk säubern. Das ist einfach von unten möglich, wenn Sie den Papierbeutel entnommen haben. Ein feiner Pinsel kommt ganz einfach in die Zwischenräume der Verzahnung und kann so einzelne Papierschnipsel rauskehren.