Frankiermaschinen

Frankiermaschinen werden verwendet, um Briefe automatisiert mit einem Portoaufdruck zu versehen und damit ein hohes Postaufkommen schneller und effizienter zu bearbeiten. Bereits bei einem geringen Postvolumen optimiert die Maschine die Bearbeitung Ihrer Post erheblich. Je nach Modell und Anforderungen ist das Gerät mit weiteren Merkmalen und Funktionen ausgestattet, die die Effizienz zusätzlich steigern

Ein Vorteil der Frankiermaschine ist die Professionalität, die Sie bereits mit dem Briefumschlag vermitteln können. Durch die hochwertige Gestaltung und das aufdruckbare Firmenlogo können Sie dem Empfänger schon mit dem Briefumschlag Ihr Unternehmen präsentieren. Ein Beispiel dafür, wie Sie Ihr Logo im Frankieraufdruck präsentieren können, finden Sie hier.

Bedienung

Auch wenn die Bedienung einer Frankiermaschine zunächst kompliziert erscheint, ist das Gegenteil der Fall: Moderne Modelle sind leicht bedienbar und erfordern keine große Einarbeitungszeit, da auf dem Display der jeweilige Arbeitsschritt angezeigt wird. Zusätzlich können Sie über das Display weitere Einstellungen vornehmen, wenn Sie die Sendungsart einstellen oder den Aufdruck auswählen.

Wie ist eine Frankiermaschine aufgebaut?

Grundsätzlich besteht die Frankiermaschine aus einer Tastatur zur Portoauswahl, einem Zählwerk, das die frankierten Poststücke abzählt, einem Tintenstrahl-Drucksystem sowie einem Transportband. Sobald der Brief oder bei größeren Sendungen das Frankieretikett bzw. der Frankierstreifen in das Gerät eingelegt wurde, wird je nach Modell das entsprechende Porto entweder manuell an einer Tastatur eingegeben oder von der Maschine automatisch anhand einer Waage ermittelt. Diese Waage kann direkt am Gerät oder extern angeschlossen sein.

Für den Aufdruck, den Sie einstellen können, wird eine spezielle, von der Post zertifizierte Farbe verwendet. Neben dem Porto können so auch das Firmenlogo oder eine Werbeanzeige aufgedruckt werden. Bei den neueren Modellen werden Software- und Portoupdates direkt von der Frankiermaschine installiert, ohne dass manuell etwas eingestellt werden müsste. So müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass der Brief mit dem falschen Porto frankiert wird.

Welche Faktoren müssen beim Kauf einer Frankiermaschine beachtet werden?

Die Wahl der richtigen Frankiermaschine ist zuerst einmal davon abhängig, welches Postvolumen täglich bzw. im Durchschnitt pro Monat bearbeitet wird. Dabei sollten Sie aber auch in Betracht ziehen, wie sich das Postvolumen zu bestimmten Events (Weihnachtszeit) oder Fälligkeitsterminen (Rechnungsversand) verändern kann. Denn abhängig von der Preis- und Leistungsklasse der Frankiermaschine kann die Post pro Minute unterschiedlich schnell verarbeitet werden. Generell lässt sich zwischen drei Modellen hinsichtlich der Bearbeitung unterscheiden:

• geringes Postvolumen:
  Bei überschaubaren Mengen (~50 Briefe/Tag), die Sie schnell frankieren möchten, reicht ein kleines Modell, das Sie auch platzsparend auf Ihren Schreibtisch stellen können.
• mittleres Postvolumen:
  Bei einem höheren Postaufkommen (~110 Briefe/Tag) lohnt sich die Investition hin zu größeren Frankiersystemen, um die Arbeitseffizienz zu erhalten.
• hohes Postvolumen:
  Wenn in Ihrem Unternehmen regelmäßig sehr viel Post aufkommt (mehr als 250 Briefe/Tag), die frankiert werden muss, empfiehlt sich eine großen Frankiermaschine. In Ihrem eigenen Interesse sollten Sie auch darauf achten, dass das Gerät durch weitere Funktionen und eine halbautomatische Bedienung ergänzt wird. Außerdem sollten Sie sich in diesem Zuge überlegen, ob nicht auch eine Kuvertiermaschine eine sinnvolle Ergänzung für ihr Unternehmen ist.

Porto

Bei einer Frankiermaschine wird die Abrechnung des Portos über ein virtuelles Konto vorgenommen. Der aufgedruckte Geldbetrag wird von diesem Konto, das ähnlich einer Prepaid-Handykarte funktioniert, abgebucht. Wenn nicht mehr genügend Geld verfügbar ist, wird der Poststempel verweigert und das Konto muss zunächst wieder aufgeladen werden. Pro Monat wird eine Gebühr für das Aufladen der Frankiermaschine fällig, die je nach Modell unterschiedlich hoch ausfällt.

Wie wird das Porto bei der Frankiermaschine aufgeladen?

Damit die Postsendungen frankiert werden können, muss vorher ein ausreichendes Porto-Guthaben auf die Frankiermaschine geladen werden. Einen entsprechenden Kreditrahmen können Sie entweder per Vorkasse oder Lastschrift bestimmen, der dann nach Bedarf abgerufen werden kann. Der Kreditrahmen darf innerhalb von drei aufeinanderfolgenden Werktagen nicht überzogen werden. Dieser Kreditrahmen wird auch als “verfügbares Guthaben” bezeichnet, das in dem Postantrag angegeben werden muss. Dies kann sich von dem realen “Guthaben auf dem Gerät” unterscheiden, das individuell innerhalb dieses Limits ausfallen kann.

Abmeldung

Sollte der Fall der Fälle eintreten und die Maschine einen Defekt erleiden, muss die Frankiermaschine durch einen autorisierten Partner, wie beispielsweise BBV-Domke, ausgelesen und abgemeldet werden. Anschließend bekommen sie von der Deutschen Post AG das Restguthaben zurücküberwiesen. Das gilt natürlich auch für den Fall, dass Sie Ihre alte Frankiermaschine durch ein modernes Gerät ersetzen möchten.

Kostenstellen

Anhand der Kostenstellen können Sie zusätzlich sehen, in welchen Abteilungen im Unternehmen sich die meisten Portoausgaben angesammelt haben.

Können die Kosten kontrolliert werden?

Damit stellen Sie eine einfache Kostenkontrolle sicher. Außerdem zählt die Maschine die frankierten Briefe und liefert damit sofort eine systematische Statistik über Ihr Postaufkommen. Der Vorteil liegt auf Seiten der Buchhaltung, da die Verwaltung einer Portokasse entfällt.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit über eine externe Briefwaage - falls diese noch nicht in die Frankiermaschine integriert ist - den jeweiligen aktuellen Portowert zu ermitteln und diesen an die Maschine zu übertragen. So ist die Sendung immer richtig frankiert und Fehlfrankierungen werden vermieden.

Ein weiterer positiver Faktor ist der Porto-Rabatt in Höhe von 1%, den die Deutsche Post für eine Portoladung ab 200,00 Euro gewährt.

Frankit

Als Frankit wird die digitale Freistempelung der Deutschen Post bezeichnet, die vor einigen Jahren bei neueren Frankiermaschinen eingeführt wurde. Anhand eines Codes, der auf den Umschlag oder das Frankieretikett gedruckt wird, werden die notwendigen Versandangaben wie Datum und Portowert aufgenommen und in verschlüsselter Form - in einem Matrixcode - die Absendedaten (Maschinennummer), gespeichert.

Außerdem besteht bei einer Frankit-Frankiermaschine die Möglichkeit auch internationale Postsendungen zu frankieren. Sogar Einschreibungen können auf diesem Wege selbst frankiert werden. Ausgenommen sind allerdings Sendungen per Nachnahme.

Frankierungen

Die Frankierungen sind nicht unbegrenzt gültig, vielmehr sollten Sie darauf achten, dass die Post entweder am selben Tag, spätestens am Folgetag eingeliefert wird. Wenn Sie wissen, dass die Sendung erst später verschickt werden soll, können Sie diese vordatieren. In der Regel beherrschen Frankiermaschine die Vordatierung bis zu 28 Tage im Voraus.

Was passiert mit Fehlfrankierungen?

Bei falsch frankierten Postsendungen kann ein Formular inklusive der falschen Frankaturen bei der Deutschen Post eingereicht werden. Das Formular der Deutschen Post können Sie hier herunterladen.

Bei Rückantwort-Umschlägen gilt eine gesonderte Regelung. Es gibt keine bestimmte Frist innerhalb derer die Rückantwort zugesandt werden muss, allerdings darf diese ausdrücklich nicht am Einlieferungsdatum eintreffen, wenn folgende Faktoren zutreffen:

1. Der Vermerk "Antwort" steht deutlich oberhalb der Anschrift
2. Die Rücksendeadresse befindet sich auf dem Umschlag
3. Keine Fensterbriefhüllen
4. Kein Frankiervermerk durch Klebestreifen

Um auf der sicheren Seite zu sein, sollte der Rücksendeumschlag mit dem voraussichtlichen bzw. frühestmöglichen Rücksendedatum frankiert werden. Außerdem sollte der Absender darauf hingewiesen werden, dass das Antwort-Kuvert nur für den vorgesehenen Inhalt frankiert ist.

Wartung

Wenn Sie sich für eine neue Frankiermaschine entscheiden, ist es sehr empfehlenswert, einen Wartungs- oder Pick-Up-Servicevertrag abzuschließen, um unvorhersehbare Kosten abgedeckt zu haben. Mit einem solchen Vertrag werden alle Reparaturen von Ersatz- und Verschleißteilen abgedeckt, zusätzlich erhalten sie bei uns dauerhaft 5 € Rabatt auf alle Frankierfarben und Etiketten in unserem Onlineshop. Falls sie sich dagegen entscheiden sollten einen Wartungs- /Servicevertrag abzuschließen, könnten Instandhaltungs- und Reparaturkosten entstehen.

Sollte mit Ihrer Frankiermaschine ein Problem auftreten, wenden Sie sich gerne telefonisch an uns. Da Ihre Frankiermaschine wie eine Gelddruckmaschine zu behandeln ist, darf eine Wartung nur durch zertifizierte Techniker durchgeführt werden.

Wenn Sie die Frankiermaschine nicht mehr benötigen oder durch eine neue ersetzen, muss die Maschine postalisch abgemeldet und anschließend fachgerecht entsorgt werden. Auch bei diesen Prozess übernehmen wir gerne für Sie.